При работе связанной с оказанием услуг населению, не обойтись без бланков строгой отчетности, применение которых, позволяет работать с наличными, не применяя ККТ. Вполне естественно, что к заполнению и изданию столь важного документа выдвигается ряд требований. Действующие на сегодня критерии использования БСО при расчете наличными, а так же при проведении оплаты с использованием платежной карты изложены в Положении от 26.05.2008г. № 359.
Почти всегда БСО можно разработать самостоятельно. Исключение составят виды деятельности, оговоренные п.5-6 Положения для которых форма бланка утверждается на уровне федеральных органов власти. Прежде чем издавать бланки нужно определиться не только с его формой и содержанием, но и со способом издания, т.к. от этого момента напрямую зависит то, как в дальнейшем будет осуществляться учет бланков строгой отчетности.
В случае, когда бланки будут изданы типографским способом, в дальнейшем понадобиться вести журнал бланков строгой отчетности, в котором будет фиксироваться любое движение бланков с момента их оприходования до осуществления списания. При условии, что бланки строгой отчетности выпускаются при помощи такого сервиса, как автоматизированная система потребности в ведении журнала нет. Все операции с БСО фиксируются в автоматическом режиме. При этом обязательным условием является надлежащий уровень защиты, исключающий возможность несанкционированного доступа в систему и хранение в ней информации не менее пяти лет. В случае проверки к данным, находящимся в системе, необходимо обеспечить доступ представителям контролирующего органа.
Затраты, понесенные на издательство БСО подлежат включению в налоговый вычет. Полученные бланки надлежит оприходовать. Прежде чем передать БСО материально ответственному лицу специально созданная комиссия пересчитывает их количество, сверяет серии и номера. После чего материально ответственным лицом делается запись в Книге учета БСО. В случае, когда видов бланков несколько, каждый из них надлежит учитывать на отдельной странице.
К ведению книги учета БСО имеется ряд требований. Форма ее разрабатывается самостоятельно и фиксируется в приказе. За основу при этом можно взять Книгу учета бланков для бюджетной организации (ф. 0504045) и переделать ее по собственному усмотрению. Книга учета БСО в обязательном порядке прошнуровывается и пронумеровывается, скрепляется печатью и подписями руководителя (или ИП) и главного бухгалтера.
Храниться Книга учета БСО должна вместе с бланками в специальном металлическом сейфе, который ежедневно опечатывается. Срок хранения книги составляет пять лет с момента осуществления в ней последней записи. После чего книга подлежит списанию. Списание можно проводить не ранее, чем пройдет месяц со дня проведения последней инвентаризации.
